Trasferte di lavoro: come funzionano i rimborsi spese?

Il rimborso spese ai dipendenti è sicuramente un argomento che sa generare acceso interesse ma, al contempo, dibattito e varie problematiche all’interno del contesto amministrativo. Sappiamo che i dipendenti o collaboratori che anticipano delle spese di tasca propria per conto della loro azienda, hanno diritto ad un rimborso in busta paga: ma come funziona questo sistema?

Trasferte di lavoro: come funzionano i rimborsi spese?

Generalmente, quando è necessario viaggiare per lavoro, alcuni servizi quali il pernottamento in albergo, il vitto, il carburante, etc, sono comunque intestati all’azienda che dovrà, in un secondo momento, provvedere al risarcimento al dipendente.

Tuttavia, questo genere di rimborso è variabile in base all’incarico che ricopre il lavoratore stesso: sono soggetti a questo servizio, oltre i dipendenti d’azienda, i liberi professionisti, i collaboratori occasionali o i collaboratori a progetto. Per quanto concerne i dipendenti assunti mediante contratto subordinato, i rimborsi spese cambiano a seconda se le trasferte abbiano luogo nel comune in cui si trova la sede di lavoro oppure al di fuori. Per le trasferte che avvengono all’interno dei confini comunali della sede lavorativa sono previsti risarcimenti di carburante, spostamenti vari con mezzi pubblici e, solamente se il contratto lo prevede, anche il vitto ( ad esempio per i pranzi di lavoro con i clienti ): per le spese di vitto e alloggio i venditori con contratto subordinato possono richiedere un rimborso fino al 75%.

Tra i vari tipi di spese è incluso anche il rimborso chilometrico all’interno del comune e detraibile per intero: un servizio offerto dall’ ACI permette di monitorare l’ammontare di rimborso che spetta al dipendente o al professionista, il quale utilizza la propria auto per conto dell’azienda.

Dal 2018 vige però la legge secondo la quale devono essere effettuati acquisti di carburante tramite strumenti tracciabili, come ad esempio carte di credito o carte prepagate per rifornimento di carburante.

Nel caso delle trasferte al di fuori del comune della sede d’azienda, esistono tre modalità di rimborso spese:

1. Rimborso spese forfettario
2. Rimborso spese a piè di lista (o analitico)
3. Rimborso misto

Nel primo caso si ha un genere di rimborso che assomiglia molto agli straordinari forfettari, viene cioè data una somma già pattuita sin dall’inizio, non tenendo conto di quelle che saranno le spese reali; per una trasferta in Italia il rimborso in busta paga è previsto ad un massimo di 46,48 euro al giorno, mentre all’estero fino a 77,47 euro. Per quanto riguarda il rimborso a piè di lista o analitico è necessario che le spese siano accuratamente annotate e verificate tramite una nota spese ( devono essere incluse anche le spese riguardanti il rimborso chilometrico tenendo conto delle tabelle ACI). Il dipendente dovrà firmare la nota spese inserendo:

• Dati anagrafici
• Giorno, mese e località in cui si è sostenuta la spesa
• Motivo della spesa
• Annotazioni varie

Il rimborso a piè di lista comprende in genere le spese di vitto e alloggio, quelle di viaggio e di trasporto ed eventuali altri pagamenti durante la trasferta (es. un tramezzino o un caffè al bar). Tutte le altre spese, anche se sono state documentate (es. telefonate, parcheggio, ecc.) non costituiscono reddito fino a 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte all’estero. L’ultimo tipo di rimborso è quello misto e si attua nel momento in cui il dipendente richiede di venir risarcito o solo del vitto o solo dell’alloggio, procedimento secondo il quale le indennità forfettarie vengono ridotte di 1/3, se invece vuole essere risarcito di entrambe le indennità sono ridotte di 2/3.

Tutte le altre spese sono tassate in capo al dipendente.